Es gibt verschiedenste Gründe, weshalb Unternehmen Übersetzungsmanagement in ihr Unternehmen einführen oder das Bestehende überarbeiten. Einer der wichtigsten Vorteile, die sich daraus ergeben können, ist es, größere Zielgruppen zu erreichen. Wenn Sie Ihre Inhalte effizient in mehrere Sprachen übersetzen, können Sie neue Märkte erreichen, internationale Kunden gewinnen und Ihre globale Präsenz ausbauen.
Ein gutes Übersetzungsmanagement hilft auch, die Konsistenz bei der Kommunikation in verschiedenen Sprachen zu wahren, den Zeit- und Arbeitsaufwand sowie die Kosten für Übersetzungen zu verringern und lokale Vorschriften einzuhalten. Dies ist besonders in Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen wichtig.
In diesem Artikel geben wir Ihnen eine beispielhafte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Übersetzungsmanagement in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen könnten. Wenn Sie Fragen zu den einzelnen Schritten haben, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.
1. Eine Bedarfsanalyse durchführen
Der erste Schritt sollte eine Analyse des Übersetzungsbedarfs in Ihrem Unternehmen sein. Welche Arten von Inhalten müssen hauptsächlich übersetzt werden? Dazu gehören Websites, Produktankündigungen, Werbung, Produktbeschreibungen, Handbücher, E-Books und vieles mehr. Bestimmen Sie nachfolgend, welche Sprachen zuerst berücksichtigt werden sollten. Priorisieren Sie zunächst die Sprachen der Länder, in denen Ihre internationale Präsenz am stärksten ist (bzw. sein soll).
2. Ziele und Vorgaben definieren
Formulieren Sie klar und deutlich Ihre Ziele für das Übersetzungsmanagements und legen Sie einen realistischen Zeitrahmen für die Erreichung der Ziele fest. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Schwerpunkt auf der Erschließung neuer Märkte, der Wahrung der Markenkonsistenz in verschiedenen Sprachen oder der Verbesserung der Betriebseffizienz liegt – klar definierte Ziele helfen Ihnen bei der Auswahl der richtigen Tools und Strategien. Kommunizieren Sie diese Ziele teamübergreifend, um sicherzustellen, dass allen Beteiligten die Wichtigkeit der Übersetzung für das Erreichen der Unternehmensziele klar ist.
3. Ein Translation-Management-System (TMS) auswählen
Ohne TMS kann das Übersetzungsmanagement nicht effizient sein. Recherchieren und bewerten Sie deshalb verschiedene Translation-Management-Systeme und wählen Sie eins aus, das den konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Integrationsmöglichkeiten mit Ihren bestehenden Systemen (z. B. PIM- oder CMS-Systeme), Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Unterstützung maschineller Übersetzung, Funktionen zur Qualitätssicherung und mehr. Sprechen Sie mit Anbietern, fordern Sie Demos an und holen Sie Referenzen ein, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
4. Training und Onboarding
Nach der Auswahl eines TMS sollten Sie umfassende Trainings für das Team anbieten, das mit dem TMS arbeiten wird. So können Sie sicherstellen, dass es die Funktionen und Eigenschaften des Tools versteht. Die meisten Anbieter von TMS bieten maßgeschneiderte Trainings virtuell oder vor Ort an, die perfekt auf die Bedürfnisse der jeweiligen Nutzer zugeschnitten sind.
Richten Sie außerdem einen Kanal ein, über den die Mitarbeiter während des Einführungsprozesses Fragen stellen und Bedenken äußern können. Wenn Sie diese frühzeitig adressieren, werden sie das neu eingeführte System schneller annehmen.
5. Styleguides und Glossare erstellen
Erstellen Sie ausführliche Styleguides und Glossare, damit die übersetzten Inhalte konsistent bleiben. Beschreiben Sie eindeutig den Ton Ihrer Marke, legen Sie die bevorzugte Terminologie fest und berücksichtigen Sie alle kulturellen Aspekte, die sich auf die Übersetzungen auswirken können. Aktualisieren Sie den Styleguide regelmäßig, um Änderungen in Ihrer Markenstrategie oder Branchentrends zu berücksichtigen.
Sie sollten die Terminologie nicht etwa in Excel-Listen pflegen, sondern direkt im Translation-Management-System. Dies ermöglicht unter anderem, dass alle Beteiligte Zugriff auf die aktualisierte Terminologie haben, aber Terminologiearbeit hat noch weitere Vorteile: sie stärkt die Corporate Language, reduziert die Übersetzungskosten und bildet die Grundlage für den Einsatz von maschineller Übersetzung. Ausführlichere Informationen zum Thema finden Sie in unseren Artikeln „Was ist Terminologiearbeit?“ und „Mit Terminologie im Unternehmen sparen“.
6. Workflows einrichten
Entwickeln Sie klare und effiziente Workflows innerhalb des TMS. Definieren Sie die Rollen und Zuständigkeiten aller Teammitglieder, die am Übersetzungsprozess beteiligt sind. Dies reicht von der Erstellung der Inhalte bis zur Überprüfung vor deren Veröffentlichung in der Zielsprache. Implementieren Sie Kommunikationskanäle, um die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Übersetzern zu erleichtern. Legen Sie die Schritte für die Übermittlung von Inhalten, die Übersetzung, die Überprüfung und die endgültige Genehmigung fest und achten Sie darauf, dass jede Phase transparent und nachvollziehbar ist. Bewerten und optimieren Sie diese Workflows anhand des Feedbacks der Teammitglieder und Übersetzer regelmäßig. Auf diese Weise können Sie die Effizienz weiter steigern und den gesamten Übersetzungsprozess innerhalb des Unternehmens optimieren.
7. Integration mit bestehenden Systemen
Stellen Sie sicher, dass sich das gewählte TMS nahtlos in Ihre bestehenden Systeme wie Content-Management-Systeme (CMS), Product-Information-Management-Systeme (PIM-Systeme) und andere relevante Tools integrieren lässt. Integrationen dieser Art sind wichtig, um die manuelle Dateneingabe zu minimieren, Fehler zu reduzieren und den gesamten Übersetzungsprozess effizienter zu gestalten.
Eine weitere Integration, die wichtig sein könnte, ist die einer Engine zur maschinellen Übersetzung. Wenn Sie maschinelle Übersetzung einsetzen wollen, sollte die Engine des ausgewählten Anbieters per API an das Translation-Management-System angeschlossen werden können. Informationen dazu, ob Sie maschinelle Übersetzung einsetzen sollten und wenn ja, wie es am besten geht, finden Sie in unseren Artikeln „Maschinelle Übersetzung für Unternehmen“ und „Post-Editing – mehr Qualität für maschinelle Übersetzung“.
8. Pilotprojekte
Starten Sie kleine Pilotprojekte, um zu testen, wie effektiv das gewählte TMS und die Workflows sind. Überwachen Sie den gesamten Übersetzungsprozess, von der Erstellung der Inhalte bis zur endgültigen Veröffentlichung, und holen Sie das Feedback der beteiligten Teammitglieder ein. Nutzen Sie dieses Feedback, um eventuelle Herausforderungen zu erkennen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, bevor Sie das System unternehmensweit einführen.
9. Ergebnisse überwachen und messen
Implementieren Sie robuste Kontrollmechanismen, um die wichtigsten Leistungskennzahlen im Zusammenhang mit den Übersetzungen zu verfolgen. Messen Sie zum Beispiel die Übersetzungsqualität, die Kosteneinsparungen und die Kundenzufriedenheit, um die Auswirkungen auf das Geschäft zu bewerten.
Überprüfen Sie diese Metriken regelmäßig, um die Effektivität der implementierten Prozesse zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Holen Sie Feedback sowohl von internen Teams als auch von externen Beteiligten ein, um Einblicke in die Qualität der übersetzten Inhalte und die Gesamtauswirkungen auf die Kundenbindung zu gewinnen (dies ist besonders wichtig, wenn Sie maschinelle Übersetzung einsetzen). Passen Sie die Workflows anhand dieser Bewertungen an, um die Leistung Ihres TMS kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass es mit den sich verändernden Zielen Ihres Unternehmens in Einklang steht.
10. Skalieren
Führen Sie das TMS nach der erfolgreichen Pilotphase schrittweise in allen relevanten Abteilungen und für alle Arten von Inhalten ein. Teilen Sie Erfolgsgeschichten und positive Ergebnisse dem gesamten Unternehmen mit, um Verständnis für das Translation-Management-Systems und dessen Vorteile zu wecken. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter, die regelmäßig mit dem System arbeiten werden, angemessen geschult und über die erweiterte Einführung informiert werden.
11. Überprüfen und anpassen
Überprüfen Sie regelmäßig die Effizienz Ihres Translation-Management-Systems. Bewerten Sie, ob es weiterhin den sich entwickelnden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor. Dies könnte bedeuten, dass Sie Ihre ursprünglichen Ziele überdenken, die Richtlinien aktualisieren oder zusätzliche Funktionen des TMS erkunden, um weiterhin effizient übersetzen zu können. Tauschen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team aus, um Feedback und Erkenntnisse für laufende Verbesserungen zu sammeln.
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen zum Übersetzungsmanagement oder der Einführung eines Translation-Management-Systems in Ihrem Unternehmen haben – wir beraten Sie gerne!
