Ein gut definierter und aufgesetzter Übersetzungsprozess ist das A und O, damit die Übersetzungen in Ihrem Unternehmen pünktlich geliefert werden, von hochwertiger Qualität sind und keinen erhöhten Projektmanagement-Aufwand verursachen. Aber es gibt noch einen wichtigen Punkt, der für einen ausgeklügelten Übersetzungsprozess spricht, der oft in Vergessenheit gerät: der Datenschutz.
Gerade Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten, sei es im Rechts-, Finanzbereich oder im Gesundheitswesen, müssen sicherstellen, dass diese Daten während des gesamten Übersetzungsprozesses geschützt bleiben. Dazu gehört einerseits die Kommunikation über End-to-End-verschlüsselte Kanäle, aber auch der Einsatz sicherer Technologien.
Sind Sie schon einmal konkret durchgegangen, durch wie viele Hände eine Übersetzung vor deren Veröffentlichung geht? So viel Unternehmen auch für die Datensicherheit auf ihren eigenen Systemen tun – sobald Texte für die Übersetzung das Haus verlassen, besteht das Risiko, dass Unbefugte an Informationen gelangen. Es ist wichtig zu wissen, wer genau Ihre Übersetzungsaufträge bearbeitet, und wie sicher die technische Infrastruktur bei jedem einzelnen Prozessbeteiligten ist.
Ein Unternehmen entwickelt ein neuartiges Produkt und möchte dabei die Time-to-Market möglichst kurzhalten. Um dies zu ermöglichen, wird schon im Vorfeld der Markteinführung die Übersetzung des Handbuchs bestellt.
Das Unternehmen beauftragt einen Sprachdienstleister und setzt ein Fertigstellungsdatum fest. Der Projektumfang ist sehr groß, und um die Deadline einzuhalten, leitet der Sprachdienstleister Teile des Projekts an einen seiner Sublieferanten weiter. Sowohl der Sprachdienstleister als auch der Sublieferant setzen freiberufliche Übersetzer ein. Einige dieser Übersetzer bearbeiten parallel mehrere Aufträge und haben somit wenig Zeit. Um das Projekt aber trotzdem anzunehmen, fragen sie Übersetzerkollegen, ob sie die Hälfte des Auftrages übernehmen können. Diese nehmen den Auftrag an und bekommen das Dokument per E-Mail zugeschickt. Die fertige Übersetzung geht an den ersten Freiberufler zurück, dieser schickt sie an den Sublieferanten, der sie wiederum an den Sprachdienstleister des Unternehmens weiterleitet. Nach einer letzten Qualitätskontrolle erhält das Unternehmen das fertige Handbuch.
Diese in der Praxis üblichen Prozesse setzen Informationen unnötigen Risiken aus. Um diese zu reduzieren, werden Vertraulichkeitsvereinbarungen abgeschlossen, die aber oft zu kurz greifen. Es ist nämlich schwierig zu kontrollieren, ob diese wirklich eingehalten werden.
Je größer Ihr Unternehmen ist, desto intransparenter ist in der Regel Ihre Lieferkette. Wenn Sie Ihre Übersetzungen extern anfertigen lassen, könnten die Daten vom Bearbeiter lokal abgespeichert werden und dadurch ggf. ungewollt für Dritte zugänglich sein. Auch ist bei einem intransparenten Prozess das Risiko menschlicher Fehler größer. Sie haben dabei keine Information über das benutzte Netzwerk, E-Mails sind nicht immer ein sicherer Kommunikationskanal und Nachrichten können versehentlich an eine falsche Adresse geschickt werden.
Die bessere Lösung ist, Vertraulichkeitsvereinbarungen mit den passenden Technologien zu kombinieren, um Ihre Übersetzungsprozesse sicherer zu gestalten.
Mit dem Einsatz eines Translation-Management-Systems (TMS) können Sie eine geschlossene Arbeits- und Systemumgebung schaffen und damit Ihre Informationssicherheit einfach erhöhen. Translation-Management-Systeme wie der Across Language Server kombinieren die Übersetzungsumgebung mit einem Translation Memory und einem Terminologiesystem und bieten zudem zahlreiche Werkzeuge für das Projektmanagement und Workflowsteuerung. Durch clevere Prozessautomatisierung können Sie zum Beispiel vorbeugen, dass Ihre Projekte versehentlich an einen unbefugten Empfängerkreis geschickt werden.
Es ist wichtig zu betonen, dass geschlossene Lieferketten und Datenschutz beim Übersetzen nicht bedeuten, dass Unternehmen in eine Blackbox geraten, in der sie keinen Einblick in den Übersetzungsprozess haben. Im Gegenteil, Unternehmen sollten in der Lage sein, den gesamten Prozess zu überwachen und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass ihre Daten angemessen geschützt werden.
Definieren Sie Ihre Übersetzungsprozesse und bilden Sie diese systemseitig ab. Führen Sie außerdem Maßnahmen ein, um die Datenhoheit bei Ihnen im Unternehmen zu behalten:
Extra Tipp: Bei der Zusammenarbeit mit einem Sprachdienstleister oder Übersetzer ist eine offene Kommunikation sehr wichtig. Erklären Sie Ihrem Ansprechpartner, warum Sie mögliche restriktive Einstellungen vornehmen und implementieren Sie die Prozessanpassungen erst nach Rücksprache. Für Sie als Auftraggeber ist es auch hilfreich zu wissen, welche Auswirkungen die neuen Einstellungen bei Ihrem Übersetzungspartner haben werden.
Ein weiterer Vorteil eines Translation-Management-Systems ist, dass Sie maschinelle Übersetzungssysteme sicher über Schnittstellen anbinden können. Wenn Sie maschinelle Übersetzungsdienste wie AcrossMT, DeepL Pro, SYSTRAN oder KantanMT für den professionellen Einsatz über ein Translation-Management-System anbinden, liegt die Datenhoheit bei Ihnen. Sie können somit Ihre Produktivität steigern, die Kosten senken und gleichzeitig Ihre Informationen mit den höchsten Datenschutzstandards schützen. Wenn dagegen Texte online mit einem kostenlosen Übersetzungstool verarbeitet werden, geben Sie dem Anbieter Ihre wertvollen Daten preis. Dass diese Daten anderen Nutzern frei zur Verfügung stehen können, mussten einige Nutzer 2017 schmerzhaft feststellen. Google indizierte tausende Webseiten eines kostenlosen Übersetzungsdienstes, in denen auch sensible Nutzerinformationen vorkamen. Die Daten reichten von E-Mail-Adressen und Telefonnummern über Passwörter bis hin zu ganzen Verträgen. Bei den kostenlosen Diensten werden die Daten zur Verbesserung der Übersetzungsvorschläge verarbeitet. Dies ist auch in den AGB der Unternehmen zu lesen, weswegen sie rechtlich abgesichert sind.
In unserer globalisierten Welt kann die effektive und sichere Übersetzung sensibler Daten für Unternehmen herausfordernd sein, wenn sie keinen klaren Übersetzungsprozess etabliert haben. Bei der Analyse ebendieses Prozesses wird vielen Verantwortlichen klar, dass sie verstärkt Maßnahmen zum Schutz der Lieferkette und der Daten einführen müssen.
Einige dieser Maßnahmen decken sich mit denen, die für den Datenschutz im Allgemeinen unerlässlich sind, zum Beispiel die Kommunikation über verschlüsselte Kanäle oder die Vereinbarung von Vertraulichkeitsvereinbarungen mit den Übersetzern bzw. Übersetzungsdienstleistern. Allerdings sollten diese Maßnahmen mit dem Einsatz eines Translation-Management-Systems kombiniert werden. Dieses bietet einerseits eine geschlossene Arbeits- und Systemumgebung, aber auch Tools zur Automatisierung und Überwachung von Übersetzungsprozessen. Ein TMS ist besonders wichtig, wenn im Unternehmen maschinelle Übersetzung eingesetzt wird (oder werden soll), da es zum Datenschutz beiträgt.
Insgesamt ist es entscheidend, dass Unternehmen die Wichtigkeit von Datenschutz und geschlossenen Lieferketten beim Übersetzen erkennen. Nur durch eine ganzheitliche Herangehensweise inklusive der passenden Technologie, klaren Übersetzungsprozesse und einer offenen Kommunikation können sie sicherstellen, dass ihre Daten jederzeit sicher sind.
Brauchen Sie Hilfe dabei, den für Sie und Ihr Unternehmen passenden Übersetzungsprozess einzuführen oder möchten Sie mehr Informationen zum Across Language Server und darüber erhalten, wie das TMS Ihren Datenschutz unterstützen kann? Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräche oder eine Onlinedemo.
